Techninė specifikacija nėra svajonių sąrašas: dažniausios klaidos aprašant pirkimo objektą

Viešuosiuose pirkimuose techninė specifikacija yra vienas iš kertinių dokumentų, nulemiantis visą pirkimo eigą. Nuo to, kaip perkančioji organizacija aprašo, ko nori įsigyti, priklauso ne tik konkurencijos lygis, bet ir tai, ar galiausiai bus gautas poreikį atitinkantis rezultatas. Tačiau praktikoje vis dar dažnai pasitaiko, kad techninė specifikacija tampa ne poreikio išraiška, o „svajonių sąrašu“ – viskuo, ką būtų patogu turėti, nors nebūtinai būtina.

Kas iš tikrųjų reikalaujama pagal VPĮ 37 straipsnį?

Viešųjų pirkimų įstatymo 37 straipsnis įpareigoja pirkimo objektą aprašyti tiksliai, aiškiai ir nešališkai, užtikrinant tiekėjų konkurenciją. Tai reiškia, kad techninė specifikacija turi būti:

• susijusi su realiu poreikiu,

• pagrįsta objektyviais kriterijais,

• suformuluota taip, kad ją suprastų visi potencialūs tiekėjai vienodai.

Įstatymas leidžia techninę specifikaciją aprašyti funkciniu požiūriu, nurodant reikalaujamas veikimo ar eksploatacines savybes. Tai ypač svarbu tuomet, kai rinka siūlo įvairius techninius sprendimus tam pačiam rezultatui pasiekti. Funkcinis aprašymas leidžia išvengti dirbtinių apribojimų ir palieka tiekėjams kūrybinės laisvės pasiūlyti ekonomiškai geriausią sprendimą.

Neutralumo principas ir „ribų pojūtis“

Techninė specifikacija negali būti naudojama kaip būdas „nupirkti tai, ką jau žinome“ arba „išsirinkti vieną tiekėją“.
Kartais perkančiosios organizacijos, siekdamos aiškumo, pernelyg detaliai nurodo konkrečius parametrus: tikslų dydį, modelį ar gamintoją. Tokie reikalavimai iš pirmo žvilgsnio atrodo patogūs, bet realiai riboja konkurenciją.

Neutralumo principas reiškia, kad reikalavimai turi būti formuluojami taip, jog nei vienas tiekėjas nebūtų iš anksto eliminuotas. Jei nurodoma konkreti technologija ar prekės ženklas, tai galima tik su prierašu „arba lygiavertis“.

Klaida – kai „lygiaverčiai“ reikalavimai aprašomi taip, kad jų realiai neįmanoma pasiūlyti. Pavyzdžiui, jei perkančioji nurodo konkretų įrangos matmenį, kuris tinka tik vieno gamintojo produktui, „lygiavertiškumas“ tampa fikcija.

Pertekliniai reikalavimai: kai gero noras riboja konkurenciją

Dažna klaida – techninėje specifikacijoje aprašyti daugiau, nei iš tiesų reikia.
Pavyzdžiui:

• muziejus, pirkdamas spintas eksponatams, nurodo itin siauras medžiagų savybes ar konkrečią kilmės šalį;

• savivaldybė, pirkdama kompiuterius, įrašo procesoriaus modelį vietoj reikiamo našumo lygio;

• perkančioji nurodo „moderniausios kartos“ įrenginį, nors funkcijai atlikti užtenka paprastesnio.

Tokie pertekliniai reikalavimai dažnai nėra pagrįsti faktiniu poreikiu – jie tėra įpročio ar patogumo pasekmė. Tačiau teisės požiūriu tai gali būti laikoma diskriminaciniu reikalavimu, prieštaraujančiu tiek konkurencijos, tiek proporcingumo principams.

Kaip formuluoti objektyvius ir išmatuojamus kriterijus?

Geriausia techninė specifikacija yra tokia, kurią galima patikrinti – objektyviai ir vienodai.
Tai reiškia:

• vietoje subjektyvių žodžių („modernus“, „aukštos kokybės“, „patikimas“) – nurodyti konkrečius rodiklius: našumo lygį, energijos klasę, triukšmo ribą, reagavimo laiką ir pan.;

• vietoje abstrakčių aprašymų („tinkamas viešajam naudojimui“) – apibrėžti, ką tai reiškia konkrečiai: pvz., „atsparus UV spinduliams“, „sertifikuotas pagal EN standartą“;

• vietoje perteklinių pageidavimų („turėtų būti patogus“, „rekomenduojama“) – nurodyti, kas būtina, o kas neprivaloma.

Svarbiausia – atsispirti pagundai „surašyti viską, ką turėjome anksčiau“. Techninė specifikacija neturi būti pirkimų istorijos kopija. Kiekvienas pirkimas turėtų prasidėti nuo klausimo: ko mums reikia šįkart ir kodėl?

Funkcinis aprašymas – sprendimas, kai rinka kinta

Ypač naudinga taikyti funkcinį aprašymą, kai pirkimo objektas technologinis ar inovatyvus. Vietoj nurodymo, kokią technologiją naudoti, verta aprašyti, kokį rezultatą norima pasiekti.
Pavyzdžiui:

• ne „LED lempos su X gamintojo diodais“, o „apšvietimo sistema, užtikrinanti ne mažesnį kaip 500 lx apšviestumą su energijos suvartojimu ne didesniu nei 40 W/m²“;

• ne „serveris su konkrečiu procesoriumi“, o „sprendimas, užtikrinantis 99,9 % sistemos prieinamumą ir 3 metų palaikymą“.

Tokiu būdu pirkimas tampa atviras įvairiems sprendimams ir skatina inovaciją, o ne riboja ją.

Techninė specifikacija – ne priedas, o pirkimo esmė

Nors kartais atrodo, kad techninė specifikacija tėra „vienas iš priedų“, realybėje ji lemia viską – nuo konkurencijos masto iki pasiūlymų vertinimo kokybės.
Aiškiai suformuluota specifikacija:

• sumažina tiekėjų klausimų ir ginčų riziką;

• užtikrina, kad vertinimas bus objektyvus;

• padeda pačiai perkančiajai gauti tai, ko iš tiesų reikia, be brangių „siurprizų“.

Techninė specifikacija neturi būti svajonių sąrašas. Ji turi būti poreikio išraiška, paremta realiomis funkcijomis, kurias turi atlikti perkamas objektas.
Kai specifikacija aprašoma iš veiklos poreikio, o ne iš įpročio, viešasis pirkimas tampa ne formalumu, o tikru poreikio tenkinimo procesu.
O tai – pati esmė, kodėl viešieji pirkimai egzistuoja.