Ruošiamės 2026-iesiems: nuo ko pradėti vertės skaičiavimą?
Trumpai ir aiškiai apie tai, nuo ko iš tikrųjų prasideda pirkimo vertė. Ne nuo biudžeto, o nuo supratimo, ką perkame. Jei vertė nustatyta tiksliai, visas pirkimas stoja į savo vietas.
PIRKIMO SĄLYGOSDAŽNIAUSIAI DAROMOS KLAIDOS
Pirma supraskime, ką perkame – tik tada skaičiuokime
Šita mintis paprasta, bet būtent nuo jos prasideda pirkimas. Vertė nėra formalumas ar eilutė dokumentuose. Ji rodo, ar organizacija aiškiai supranta, ką ketina įsigyti. Jei jis vykdomas atmestinai, visas pirkimas tampa chaotiškas: objektas suformuluojamas netiksliai, procedūra parenkama ne pagal realią faktinę situaciją, o dokumentai tarpusavyje nebesuderinami.
Vertę galima apskaičiuoti tik tada, kai aiškiai suprantama, kas turi būti nupirkta ir koks poreikis yra.
Kodėl vertės negalima pradėti nuo sumos?
Dalis pirkimų vis dar startuoja nuo klausimo: „Kiek turime pinigų?“
Tai iškart nukreipia pirkimą ne ta kryptimi. Kai skaičiuojama nuo sumos, pirkimo objektas pradedamas talpinti į ribas: karpoma, skaidoma ar junginama taip, kad atitiktų finansinius srautus ir sumas, o ne realų poreikį.
Vertė turi būti nustatoma iš to, kas faktiškai bus perkama, o ne iš turimo biudžeto. Nors tikiu, kad bus nemažai norinčių pasiginčyti :)
Tikroji seka: poreikis → objektas → vertė
Poreikis
Pirmiausia turi būti aišku:
kokia veikla bus vykdoma?
kokio masto poreikis?
ar jis vienkartinis, ar tęstinis?
ar dalys tarpusavyje susijusios?
Kol tai neišsiaiškinta, skaičiuoti vertę nėra prasmės — būtų tik spėjimas. Nuo to priklausys daug kitų sekančių klausimų, pvz. net kokia kainodara būtų geriausia ir pan.
Pirkimo objektas
Kita dažna problema – objektas aprašomas pagal pernelyg bendrai, o ne pagal tai, kas realiai bus daroma, t.y. iš ko susidės viskas ką pirksime.
Objektas turi būti suformuluotas taip, kad realiai suprastumėte kada ir kaip ir kodėl pirksime. Kai išsigryniname aiškumą apie ką bus mūsų pirkimas, suskaičiuoti sumas turbūt nebebus jau taip sunku.
Vertė
Tik tada galima skaičiuoti vertę.
Ji turi būti paremta faktais:
kiek to reikės?
kokios realios kainos?
kokie ankstesni duomenys gali būti panaudoti?
Dokumentuose turi būti aišku, kaip prie vertės prieita — be perteklinių žodžių, bet pakankamai aiškiai, kad būtų suprantamas poreikis ir natūraliai iš to sekanti vertė.
Kur dažniausiai daromos klaidos?
Pirma, vertė skaičiuojama nuo biudžeto, o ne nuo objekto.
Neretai tai galiausiai lemia dirbtinį skaidymą ir tada jau turime daug kitų bėdų: pirkimo būdo teisėtumas, objekto apjungimas ir pan.
Antra, susiję dalykai išskiriami vien todėl, kad priklauso skirtingoms kategorijoms
Svarbu sužiūrėti kaip dalykai vadinami, bet esmė juk net ne čia. Labai svarbu gebėti atpažinti BVPŽ kodą ir paskui mokėti jį paaiškinti, ypač jei klaus institucijos. Jeigu dalys veikia kartu ir sudaro vieną rezultatą, jų dirbtinai atskirti nereikėtų.
Trečia, vertė paliekama be paaiškinimo
T. y. parodytas tik rezultatas, bet ne kaip jis gautas.
Pirkimo dokumentuose turi būti logiškas paaiškinimas: tokie kiekiai, tokios kainos, tokiu pagrindu.
Ketvirta, per didelis „tikslumas“ ten, kur jo negali būti
Kartais vertė suplanuojama taip tiksliai, kad aišku — tai nėra faktiniai duomenys, o tiesiog įrašytas skaičius.Kai situacija neprognozuojama, vertė turi būti apytikslė, bet pagrįsta.
Kaip tikrinti pradinius skaičius?
Kai pirkimas remiasi sąmatomis, techniniais duomenimis ar ankstesniais skaičiavimais, juos visada reikia peržiūrėti. Pradinės sąmatos dažnai būna orientacinės, todėl jas reikia pasitikrinti ir suderinti su tuo, kas realiai bus perkama. Kai pirkimas grindžiamas kasdiene veikla, dažniausia klaida — mechaninis pernykščių kiekių perkėlimas. Kiekiai turi būti peržiūrėti iš naujo.
Principas paprastas:
skaičius turi atitikti realų poreikį.
Ką turi matyti bet kas, pažiūrėjęs į vertės planavimo dokumentus?
Dokumentuose turi būti aišku:
Ką perkame?
Kiek to reikės?
Iš ko susidaro vertė?
Tai turi būti parašyta paprastai ir aiškiai, be perteklinių frazių ir be nereikalingų teorinių paaiškinimų. Tik tiek, kiek būtina suprasti kas, kada ir kaip bus perkama.
Vertės nustatymas nėra sudėtingas, jeigu pradedama nuo teisingo klausimo. Pirmiausia turi būti aišku, ką perkame, kokio masto poreikis ir kokios yra realios kainos. Kai šitie dalykai aiškūs, visas pirkimas vyksta sklandžiai, nes sprendimai daromi remiantis realiu poreikiu, o ne prielaidomis.
Pirmiausia – poreikis. Tada – objektas. Tik po to – vertė.
Patiko straipsnis? Gal nori apie kažką, kad parašyčiau detaliau, išsamiau. Gal turite konkretų atvejį? Galite jį man atsiųsti ir aš jį panagrinėsiu. Jį man gali pateikti per skiltį Pasidalink atveju.