Kodėl pirkimų dokumentai būna tvarkingi, bet vis tiek neteisėti?

Viešųjų pirkimų praktikoje neretai pasitaiko situacijų, kai pirkimo dokumentai iš pirmo žvilgsnio atrodo parengti tinkamai. Juose pateikiami visi privalomi skyriai, nustatomi kvalifikacijos reikalavimai, aprašoma techninė specifikacija, numatomi pasiūlymų vertinimo kriterijai ir pridedamas sutarties projektas. Tokiais atvejais dažnai susidaro įspūdis, kad pirkimas yra parengtas saugiai ir atitinka teisės aktų reikalavimus.

Vis dėlto ginčuose ar patikrose vertinama ne dokumentų struktūra ar redakcinė kokybė, bet tai, ar pirkimo sąlygose įtvirtinti sprendimai yra pagrįsti ir proporcingi konkrečiam pirkimo objektui. Praktika rodo, kad pirkimai pripažįstami neteisėtais ne dėl to, kad trūktų formalių elementų, bet dėl to, kad perkančioji organizacija iš pirkimo dokumentų neparodo, kodėl pasirinko būtent tokias sąlygas ir būtent tokios apimties reikalavimus.

Šiame kontekste svarbu pabrėžti, kad pirkimo dokumentai nėra neutralus informacinis tekstas. Kiekviena pirkimo sąlyga reiškia sprendimą, kuris lemia tiekėjų patekimą į pirkimą, pasiūlymų palyginamumą ir galutinį rezultatą. Todėl vien tvarkingas dokumentų parengimas dar nereiškia, kad pats pirkimas atitinka teisėtumo reikalavimus.

Reikalavimai suformuluoti, bet neatskleista jų būtinybė

Dažna problema yra ta, kad pirkimo dokumentuose aiškiai išvardijama, ko reikalaujama iš tiekėjų, tačiau neatskleidžiama, kodėl tokie reikalavimai yra būtini konkrečiam pirkimui. Reikalavimai patirčiai, specialistams ar pajėgumams dažnai pateikiami kaip savaime suprantami, nors jų apimtis ir turinys nėra susiejami su pirkimo objektu ir jo vykdymo ypatumais.

Pavyzdžiui, reikalavimas turėti tam tikros vertės ar apimties analogiškų sutarčių gali būti teisėtas, tačiau tik tuo atveju, jeigu dokumentuose matyti, kodėl tokios patirties reikia ir kodėl nepakaktų mažesnės apimties ar mažesnio skaičiaus sutarčių. Kai tokio paaiškinimo nėra, reikalavimas tampa sunkiai apginamas ir sudaro pagrindą ginčyti jo proporcingumą.

Vien bendro pobūdžio nuorodos į kokybės užtikrinimą ar rizikų mažinimą šitos problemos neišsprendžia. Tokios nuostatos nepaaiškina, kokios konkrečios rizikos yra identifikuotos ir kodėl jos negali būti suvaldytos kitomis priemonėmis, pavyzdžiui, sutarties vykdymo kontrolės ar atsakomybės mechanizmais.

Sąlygų perėmimas iš ankstesnių pirkimų neįvertinus konkretaus objekto

Kita dažna priežastis, dėl kurios tvarkingi dokumentai tampa neteisėti, yra automatinis sąlygų perėmimas iš ankstesnių pirkimų. Praktikoje dažnai naudojami šablonai arba anksčiau taikytos formuluotės, kurios leidžia greičiau parengti dokumentus ir išvengti formalių klaidų. Tačiau toks būdas pats savaime nepagrindžia sąlygų teisėtumo.

Jeigu pirkimo objektas, jo apimtis ar vykdymo sąlygos yra pasikeitusios, ankstesnių pirkimų sąlygų perkėlimas be papildomo įvertinimo lemia tai, kad reikalavimai tampa pertekliniai. Tokiais atvejais dokumentuose neatsispindi konkretaus pirkimo ypatumai, o reikalavimų apimtis nebeatitinka realaus poreikio.

Ypač dažnai tai pasireiškia kvalifikacijos reikalavimų ir terminų nustatymo srityje. Pirkimo apimtis gali būti sumažėjusi, tačiau reikalaujama tokios pat patirties kaip ir didesnės apimties pirkimuose. Rinkoje gali būti nusistovėję kiti terminai, tačiau dokumentuose paliekami tie patys terminai, kurie buvo taikomi anksčiau. Tokiais atvejais pirkimo dokumentai išlieka tvarkingi, tačiau jų turinys nebėra pagrįstas.

Techninė specifikacija kaip vidaus dokumentas

Techninė specifikacija dažnai rengiama iš perkančiosios organizacijos vidaus perspektyvos. Joje atsispindi organizacijos procesai, naudojami vidiniai terminai, trumpiniai ar įprasti sprendimai. Tačiau tiekėjams tokia informacija dažnai yra nepakankama arba neaiški.

Jeigu tiekėjas iš techninės specifikacijos negali suprasti, kas bus laikoma atitiktimi ir kokiu būdu ši atitiktis bus tikrinama, jis negali tinkamai įvertinti nei darbų apimties, nei rizikų. Dėl to vieni tiekėjai pateikia labai skirtingus pasiūlymus, kurių neįmanoma palyginti, o kiti apskritai nusprendžia nedalyvauti pirkime.

Papildomą problemą sukuria tai, kad techninė specifikacija gali būti labai detali, tačiau vis tiek nepakankamai aiški. Ilgas reikalavimų sąrašas nepadeda, jeigu dokumentuose nėra aiškiai atskirta, kurie reikalavimai yra privalomi, o kurie yra tik pageidaujami, ir jeigu neaišku, kaip bus vertinama atitiktis.

Vertinimo kriterijų neapibrėžtumas

Vertinimo kriterijų srityje problemos dažnai kyla ne dėl to, kad kriterijai apskritai nebūtų nustatyti, bet dėl to, kad jų turinys nėra pakankamai konkretus. Jeigu tiekėjui iš anksto neaišku, kokie jo pasiūlymo elementai bus vertinami ir kaip bus lyginami pasiūlymai, vertinimas tampa sunkiai prognozuojamas.

Tokiais atvejais ginčas paprastai kyla ne dėl to, kad tiekėjas gavo mažesnį balą, bet dėl to, kad vertinimo taisyklės neleidžia patikrinti, kodėl vienas pasiūlymas buvo įvertintas geriau už kitą. Perkančioji organizacija tokiose situacijose dažnai nebegali pagrįsti vertinimo rezultatų remdamasi tik pirkimo dokumentuose nustatytomis taisyklėmis.

Kvalifikacijos reikalavimai kaip apsidraudimo priemonė

Kvalifikacijos reikalavimai dažnai naudojami siekiant sumažinti rizikas ir užtikrinti tinkamą sutarties įvykdymą. Tačiau praktikoje neretai pasitaiko, kad kvalifikacijos reikalavimų apimtis viršija tai, ko objektyviai reikia konkrečiam pirkimo objektui. Reikalavimai didinami siekiant jaustis saugiau, tačiau toks apsidraudimas turi pasekmių.

Kuo didesni kvalifikacijos reikalavimai, tuo mažiau tiekėjų gali dalyvauti pirkime. Tai lemia konkurencijos sumažėjimą ir dažnai turi tiesioginę įtaką kainai. Todėl kvalifikacijos reikalavimai turi būti nustatomi ne pagal maksimalų apsidraudimo scenarijų, o pagal realų poreikį ir objektyviai pagrįstą riziką.

Tvarkingai parengti pirkimo dokumentai yra svarbi prielaida sklandžiam pirkimo procesui, tačiau jie savaime neužtikrina pirkimo teisėtumo. Teisėtumo vertinimas prasideda ten, kur analizuojama, ar pirkimo sąlygose įtvirtinti sprendimai yra būtini, proporcingi ir susiję su konkrečiu pirkimo objektu. Jeigu dokumentuose matomas tik tvarkingas sąlygų rinkinys, bet nematomas jų pagrindimas, pirkimas gali būti pripažįstamas neteisėtu, nepaisant to, kad dokumentai parengti techniškai tvarkingai.