Kai pristatymo terminas „pabėga“: ką daryti, jei sutartis sudaroma vėliau nei tiekėjo pasiūlytas terminas?

Kartais viešuosiuose pirkimuose nutinka situacijų, kurių iš anksto neįmanoma numatyti. Štai visai neseniai gavau klausimą: perkančioji organizacija vykdo prekių pirkimą, vertina pagal kainos ir kokybės santykį. Vienas iš kriterijų – pristatymo terminas. Tiekėjai galėjo pasirinkti iš trijų datų, o laimėtojas nurodė, kad prekes pristatys iki 2025-11-03, todėl gavo aukštesnį balą. Tačiau pasiūlymų vertinimas užtruko ir, atsižvelgiant į 10 dienų atidėjimo terminą, sutartį galima pasirašyti tik 2025-11-05. Ką daryti?

Situacija iš pirmo žvilgsnio atrodo kebli: terminas, pagal kurį tiekėjas įvertintas, faktiškai sueina dar iki sutarties sudarymo. Bet žvelgiant teisiškai – tai ne tiek tiekėjo kaltė, kiek procedūrinė rizika, susijusi su pirkimo eiga.

Pirmas instinktas – nepanikuoti

Svarbu suprasti, kad tiekėjas įsipareigojo pristatyti prekes iki 2025-11-03, jei sutartis būtų įsigaliojusi laiku. Kadangi realiai sutartis įsigalios tik nuo 2025-11-05, tiekėjas negali įvykdyti savo įsipareigojimo laiku dėl priežasčių, kurios nėra nuo jo priklausančios.

Tai – ne tiekėjo kaltė, o faktinių aplinkybių pasikeitimas, atsiradęs dėl pirkimo procedūrų trukmės ir teisės aktų nustatytų terminų.

Ką daryti perkančiajai organizacijai?

Tokiais atvejais racionalu:

Pirma, pasirašyti sutartį su laimėtoju.
Antra, raštu fiksuoti, kad pristatymo terminas iki 2025-11-03 objektyviai negalimas, nes sutartis įsigalioja tik nuo 2025-11-05.
Trečia, inicijuoti sutarties pakeitimą pagal VPĮ 89 straipsnio 1 dalies 5 punktą, t. y. kaip neesminį pakeitimą.
Ketvirta, pagrįsti keitimą dokumentais, kurie rodytų, kad:

• tiekėjas negalėjo įvykdyti įsipareigojimo laiku ne dėl savo kaltės,

• procedūros užtruko dėl objektyvių priežasčių,

• pakeitimas neturi įtakos pasiūlymų vertinimo rezultatui.

Kodėl vis dėlto reikia pagrįsti per „hipotetinį tiekėją“?

Kadangi keitimas remiasi VPĮ 89 straipsnio 4 dalimi, būtina pagrįsti, kodėl toks pakeitimas laikomas neesminiu. Tai reiškia, kad reikia įsivertinti:

1. ar dėl pristatymo termino nukėlimo nebūtų pasikeitę konkurso rezultatai,

2. ar kitas, hipotetinis tiekėjas nebūtų galėjęs pateikti geresnio pasiūlymo, jei būtų žinojęs, kad realus pristatymo terminas – ne 11-03, o 11-05.

Dažniausiai dviejų dienų nukėlimas nėra esminis tiekimo sąlygų pasikeitimas, todėl pagrindus aplinkybes ir proporcingumą, toks pakeitimas laikytinas teisėtu. Bet visada verta tai aiškiai užfiksuoti pirkimo dokumentuose.

O jei pristatymo terminas – vertinimo kriterijus?

Čia svarbiausia riba. Jeigu pristatymo terminas buvo tiesiog sutartinė sąlyga, keitimas dažniausiai nėra problema.
Tačiau jei tai buvo kokybinis (ekonominio naudingumo) vertinimo kriterijus, situacija tampa jautresnė.

Kodėl? Nes tada terminas lemia balus ir tiekėjų konkurencinę padėtį. Po konkurso jį faktiškai „perrašant“ (kad ir dėl objektyvių priežasčių), galima paliesti pasiūlymų vertinimo esmę. Tokiu atveju būtina įrodyti, ka

• nukėlimas (pvz., 2 dienomis) neturi realios įtakos balų skirtumams;

• visi tiekėjai turėjo vienodas prielaidas, nes terminai buvo iš anksto apibrėžti (pvz., trys galimi variantai);

• ir keitimas nepažeidžia konkurencijos.

Jei šios sąlygos tenkinamos – keitimas gali būti laikomas neesminiu, bet tik aiškiai dokumentavus aplinkybes.
Jei ne – tai jau esminis pakeitimas, ir saugiau būtų procedūrą nutraukti bei patikslinti sąlygas (pvz., „per X dienų nuo sutarties įsigaliojimo“).

Kada reikėtų rinktis kitą kelią?

Jeigu paaiškėtų, kad terminai iš esmės keičiasi (pavyzdžiui, ne dviem dienoms, o kelioms savaitėms ar mėnesiui), arba pristatymo terminas buvo svarbiausias vertinimo kriterijus, tokiais atvejais saugiau būtų nutraukti procedūrą ir patikslinti pirkimo sąlygas.

Ši situacija rodo, kad net ir formaliai tikslios datos pirkimo sąlygose gali sukelti praktinių problemų, kai pirkimas užsitęsia. Todėl planuojant vertinimo kriterijus, susijusius su pristatymo terminais, dažnai geriau juos formuluoti dinamiškai – t. y. susieti su sutarties įsigaliojimo data, o ne fiksuota kalendorine diena.

Tai tik mano nuomonė, paremta praktika ir teisiniu vertinimu. Galutinį sprendimą kiekvienu atveju priima perkančioji organizacija, įvertinusi konkrečias aplinkybes.

O kaip Jūs elgtumėtės tokioje situacijoje – rinktumėtės sutarties keitimą ar kartotumėt pirkimą?