Dažniausios klaidos pildant paraiškas

Paraiškų pildymas beveik visada prasideda nuo formos. Atsidaromas dokumentas, peržvelgiami reikalavimai, susiplanuojama, kas ką pildys, ir procesas pajuda. Iš pirmo žvilgsnio viskas atrodo tvarkingai: yra terminai, yra laukeliai, yra priedų sąrašas, reikia tik sužiūrėti, kad niekas nebūtų pamiršta.

Tačiau praktikoje paraiškų klaidos retai būna atsitiktinės. Dažniausiai tai nėra nepastebėtas dokumentas ar ne ten įkeltas failas (nors ir to pasitaiko). Dažniausios klaidos atsiranda anksčiau – dar tada, kai niekas nelaiko to klaida. Tiesiog pasirenkama kryptis, pradedamas formuoti tekstas, ir paraiška pradeda atrodyti kaip atskirų dalių rinkinys. Vėliau, kai atsiranda vertinimas, pastabos ar atmetimas, jau atrodo, kad klaidos atsirado iš niekur, bet viskas prasidėjo jau padžioje kažkaip nesugalvojus iki galo ką gi čia norime iš tiesų nupirkti.

Šiame straipsnyje kalbu apie tas klaidas, kurios sutinkamos dažniausiai. Kitaip tariant – apie vietas, kuriose paraiška praranda nuoseklumą, o kartu ir tinkamumą.

Pirma klaida: paraiška pradedama pildyti dar neapsisprendus, ką iš tiesų norima daryti

Tai pati dažniausia pradžioje daroma klaida. Paraiška pradedama pildyti todėl, kad reikia suspėti. O tikrasis apsisprendimas, ką planuojame įgyvendinti, dažnai įvyksta jau rašant.

Praktikoje tai atrodo taip: viename laukelyje aprašomas tikslas (kartais labai gražus ir ambicingas), kitame – veiklos (dažnai bendro pobūdžio), dar kitame – rezultatai (dažnai sunkiai pamatuojami), ir viskas lyg ir juda. Tik pabaigoje paaiškėja, kad tie elementai tarpusavyje nesusijungia.

Paraiška pildoma kaip techninė užduotis, o ne kaip vienas dokumentas

Yra paraiškų, kuriose kiekvienas atsakymas atskirai atrodo normalus. Skaitai vieną lauką – tinka. Skaitai kitą – irgi tinka. Bet kai pradedi skaityti visumą, pamatai, kad tai nėra vienas tekstas. Tai keli tekstai, sudėti greta.

Šita klaida dažniausiai atsiranda tada, kai paraiška pildoma pagal klausimus ir niekas negrįžta prie jau parašytų dalių. Atsakymai rašomi izoliuotai, o paskui tiesiog susegami į vieną dokumentą. Formaliai viskas užpildyta, bet logiškai niekas nebeaišku.

Tokiose paraiškose dažniausiai pasikartoja tas pats: tikslai kalba apie vieną, veiklos – apie kitą, o rezultatai bando viską paaiškinti, net nepaaiškina nieko.

Deklaratyvūs atsakymai, kurie skamba teisingai, bet nieko nepaaiškina

Paraiškose labai dažnai yra sakinių, kuriuos galima įdėti beveik į bet kurią paraišką. Apie tai, kad projektas svarbus, reikalingas, inovatyvus, prisideda prie strateginių tikslų, kuria pridėtinę vertę. Ir dažnai iniciatoriai nuoširdžiai taip galvoja.

Bet problema ne ta, kad tai netiesa. Problema ta, kad tokie sakiniai nieko nepaaiškina. Jie nesako, kas bus daroma, kodėl pasirinktas būtent toks sprendimas ir ką iniciatorius darys, kai realybėje bus kitaip, nei planuojama.

Deklaratyvumas dažniausiai atsiranda tada, kai pareiškėjas bando „kalbėti vertintojo kalba“. Tačiau vertinimo metu tokie tekstai beveik visada atrodo vienodai – kaip bandymas užpildyti turinį formuluotėmis, kurios skamba gražiai, bet nepagrindžia sprendimų.

Perteklinė informacija – kai dėl visa ko priraršome ko nereikia

Yra toks labai žmogiškas noras: pridėsiu daugiau, bus geriau. Pridėsiu papildomą dokumentą, aprašysiu dar vieną veiklą, išplėsiu situacijos analizę, pridėsiu lentelę, įdėsiu priedą, kad niekas neprisikabintų.

Praktikoje tai dažnai sukuria priešingą efektą. Nes perteklinė informacija trukdo. Ji išplečia tekstą, bet nereiškia, kad paraišką padaro aiškią. Kartais ji net įveda naujų teiginių, kurie pradeda prieštarauti kitoms paraiškos dalims.

Būtent čia labai dažnai atsiranda nematomi neatitikimai: skirtingos terminų versijos, skirtingos veiklų apimtys, skirtingai aprašytas tas pats rezultatas. Ir kuo daugiau apsidraudimo, tuo daugiau vietų, kuriose galima suklysti.

Neįvertinamas vienas dalykas: paraiška yra idėja, bet ji turi būti visgi reali

Tai labai paprasta mintis, bet ji dažnai pamirštama. Paraiška negarantuoja finansavimo ir būtinai, kad bus patvirtinta. Kai paraiškoje įrašomi terminai, rodikliai, veiklų apimtys, planuojami rezultatai. Gerai apgalvokite kokio rezultato tikitės.

Dėl to viena dažniausių klaidų – pernelyg optimistiniai terminai ir pernelyg gražiai suformuluoti, bet realiai sunkiai pamatuojami rodikliai. Vertinimo metu tai gali net nepasimatyti, bet patikėkit sutarties įgyvendinimo metu turėsite problemų.

Formalūs reikalavimai, kurie paliekami pabaigai

Ir taip, yra dar vienas lygmuo – labai žemiškas. Dokumentai, parašai, formatas, failų pavadinimai, priedų pilnumas, techniniai reikalavimai. Tai dažniausiai nėra sudėtinga, bet tai dažniausiai paliekama pabaigai.

Būtent dėl to atsiranda situacijos, kai turinio prasme paraiška yra stipri, bet ji yra klaidinanti dėl paprastos techninės klaidos. Ir šita klaida vėliau atrodo absurdiška, nes jos buvo galima išvengti.

Sprendimų medis: kaip paraiška turėtų būti pildoma

Šita dalis nėra apie tai kaip viską padaryti teisingai. Ji apie tai, kaip paraiška turi būti išmąstyta, kad ji išliktų vientisa.

1. Pradinė idėja ir jos pagrindimas
→ Ką konkrečiai norima įgyvendinti?
→ Kodėl to reikia dabar?

Dažniausia klaida šiame etape – idėja pritempiama prie rezultato, o ne atvirkščiai. Tada visa paraiška tampa bandymu įrodyti tai, kas iš anksto nėra iki galo aišku.

↓

2. Sprendimų logika prieš formą
→ Tikslai
→ Veiklos
→ Rezultatai
→ Terminai
→ Resursai

Dažniausia klaida – šie elementai kuriami atskirai. Tikslai būna dideli, veiklos – bendros, rezultatai – abstraktūs, o terminai ir resursai parenkami taip, kad gražiai atrodytų. Tokiu atveju paraiška pradeda būti nelogiška dar prieš ją užpildant.

↓

3. Paraiškos pildymas kaip vieno dokumento kūrimas
→ Atsakymai rašomi matant visumą
→ Kiekviena dalis tikrinama, ar ji neprieštarauja kitoms

Dažniausia klaida – paraiška pildoma eilutė po eilutės, o ne vientisas dokumentas. Tada atsiranda prieštaravimai, kurių niekas nepastebi, nes niekas jos neperskaito kaip visumos.

↓

4. Perskaitymas nuo pradžios iki pabaigos
→ Ne kalbos klaidoms, o logikai
→ Ar aišku, ką darome, kodėl ir kaip

Dažniausia klaida – šitas etapas praleidžiamas. O tada paraiška pateikiama kaip užpildyta.

↓

5. Formalus patikrinimas kaip atskiras etapas
→ Dokumentai
→ Parašai, formatai, pavadinimai
→ Terminai ir techniniai reikalavimai

Dažniausia klaida – tai daroma paskutinę minutę, kai nebėra laiko taisyti. Dažniausios paraiškų klaidos prasideda ne nuo dokumentų, o nuo nuoseklumo ir suvokimo kam šis dokumentas rengiamas. Klaidos kyla tada, kai paraiška pradedama pildyti dar neapsisprendus, ką iš tikrųjų norima įgyvendinti, ir kai ji pildoma kaip techninė forma, o ne kaip vienas būsimų reikalavimų tekstas.

Ir čia yra svarbiausia mintis: kai paraiška praranda nuoseklumą, vėliau ji retai susitvarko vien taisant formuluotes. Nes problema būna ne formuluotėje. Problema būna sprendime, kuris buvo priimtas per anksti, arba visai nebuvo iki galo priimtas.