Ar mokate parengti technines specifikacijas, kad tiekėjų pasiūlymus būtų įmanoma įvertinti?

Ar visada susimąstote apie reikalavimus techninei specifikacijai? Kokie jie turėtų būti? Kokius reikalavimus turėtų atliepti?

Suprantu, viskas labai priklauso pirkimui skiriamų lėšų dydžio, reikalavimų kurie Jums būtini, o ir šiaip patirties. Jei pirkimus vykdote dažnai, matyt, per patirtį ateina suvokimas kokie reikalavimai galimi, o kokie ne. Visgi, kalbant apie klaidas, galima išskirti tokias dažniausiai pasitaikančias klaidas rengiant technines specifikacijas (TS).

Viena dažniausiai sutinkamų klaidų tai nesupratimas ar reikalavimas turėtų būti TS ar visgi kitokia pirkimo dokumentų (PD) sąlyga. Tokia situacija tikrai labai labai dažna. Turbūt galėčiau sakyti, kad beveik visuose PD panašius atvejus rastume. Kokia tokių PD rengimo rizika? Pirmiausia, sunku bus palyginti tiekėjų pasiūlymus tarpusavyje, antra, tikėtina (atsižvelgiant į labai sugriežtėjusį pasiūlymų klaidų vertinimą) gavus pasiūlymą su klaidomis ar trūkumais tiesiog tokių klaidų įvertinti negalėsite (nebus kaip, bus sudėtingi nepažeisti praktikos dėl naujo pasiūlymo vertinimo). Beje apie tai bus naujas Pirkimų žinutės straipsnis, tai stay tuned :)

Bet grįžkime prie temos. Kas būtų negerai? Atvejai, kai dalinai PD įrašote reikalavimus kvalifikacijos turėjimui. Kvalifikacijos reikalavimai nustatomo pagal VPĮ 47 str., tuo tarpu VPĮ 37 str. Numato reikalavimus TS rengimui. Taigi, visi reikalavimai dėl tiekėjo patirties, teisės verstis veikla turėjimo, patirtis ir priemonės sutarčiai įvykdyti) laikoma tiekėjų kvalifikacijos reikalavimais. Aišku dalis šių reikalavimų gali būti keliami kaip pasiūlymų vertinimo (kokybiniai) kriterijai, bet šių reikalavimų nerašykite prie TS. Kita tokių TS rengimo klaidų dalis yra neatribojimas reikalavimų ar jie yra TS nuostatos ar sutarties vykdymo sąlygos. Galioja bendra praktika, jei keliami reikalavimai dabar (prekė turi turėti tam tikrus parametrus, pasižymėti savybėmis) – tokie reikalavimai yra TS nuostatos. Jei numatote reikalavimus į ateitį, tokie reikalavimai bus sutarties vykdymo sąlygos. Gana dažnai pasitaiko atveju, kai TS atitikties lentelėje nurodomos būsimos sutarties vykdymo sąlygos, o ne reikalavimai pirkimo objektui. Tiekėjo prašoma nurodyti siūlomus duomenis, įrodyti atitiktį šiems „techninės specifikacijos reikalavimams“, nors jie bus įgyvendinami tik vėliau, todėl pasiūlymų vertinimo metu apskritai jie net neįrodomi ar neįrodytini. Pateiksiu pavyzdį: perkate įrangą, o kartu su įrangos montavimu prašysite, kad būtų parengtos naudojimosi instrukcijos, o darbuotojai būtų apmokyti. Iš esmės jei TS atitikties lentelę pasiūlymų formoje nurodote per tris skiltis (TS nuostatos, tiekėjo pasiūlymo deklaruota reikšmė ir įrodomasis dokumentus) tiekėjams praktiškai bus neįmanoma pagrįsti tokių reikalavimų pagrindžiančiais dokumentais. Taigi, tokiais atvejais, kai sumaišote TS ir sutarties vykdymo sąlygų vietas, iš esmės sukuriate netinkamo tiekėjo pasiūlymo situaciją, kuri programuoja atvejį, kai tiekėjai pateiks ne pilnos apimties pasiūlymą, jis bus laikomas klaidingas, bet patikslinti tokio pasiūlymo tiekėjas negalės. Nes tai reikštų, kad iš netinkamo pasiūlymo jis būtų padarytas tinkamu. Kaip žinote, tokia situacija negalima, o ir pažeistų skaidrumo principą.

Taigi, turime šias pagrindines dalis, kurias turėtumėte aiškiai atriboti:

• Kvalifikacijos reikalavimai - tik kvalifikacijoje arba kokybiniuose kriterijuose.

• TS reikalavimai – tai ką vertinsite dabar, pasiūlymų pateikimo laiku.

• Sutarties vykdymo sąlygos, reikalavimai, kurie Jums būtini, bet jų vykdymas ir įsipareigojimas dėl jų egzistavimo iš esmės ir bus pasiekti tik sutarties vykdymo metu.

• Reikalavimai bendrosiose sąlygose. Jų atitiktis gali būti mišri. Bet dažniausiai vis tiek tokius reikalavimus kelsite ir vertinsite panašiai kaip TS nuostatas.

• Pašalinimo pagrindai – juos vertinsite ir kelsite dabar.

Taigi, ką tada daryti? Kaip išvengti tokių klaidų?

Atskirti reikalavimus, kurie susiję su sutarties vykdymu, o kurie skirti pasiūlymo vertinimui ir atitinkamai tokią informaciją aiškiai pateikti pirkimo dokumentuose.

Patiko straipsnis? Gal nori apie kažką, kad parašyčiau detaliau, išsamiau. Gal turite konkretų atvejį? Galite jį man atsiųsti ir aš jį panagrinėsiu. Jį man gali pateikti per skiltį Pasidalink atveju.