5 patarimai sėkmingam viešojo pirkimo startui

Viešojo pirkimo pradžia organizacijose dažnai suvokiama kaip momentas, kai reikia judėti. Yra poreikis, yra lėšos, yra terminas – vadinasi, reikia inicijuoti pirkimą. Tačiau praktikoje pats pirkimo startas yra ne procedūrinis, o sprendimų etapas. Būtent čia tyliai nusprendžiama, ar pirkimas bus valdomas, ar taps nuolatinių korekcijų, paaiškinimų ir gynybos procesu.

Didžioji dalis problemų, kurios vėliau išryškėja techninėje specifikacijoje, vertinimo kriterijuose ar ginčuose, nėra procedūrinės. Jos kyla iš pradinių, dažnai neįvardytų sprendimų.

1. Aiškiai įvardyti, kas šiame pirkime priima sprendimus

Vienas dažniausių viešųjų pirkimų starto trūkumų – neaiški sprendimų atsakomybė. Formali schema paprastai egzistuoja: iniciatorius, pirkimų specialistas, teisininkas. Tačiau realybėje sprendimai pasiskirsto tarp skirtingų interesų, o atsakomybė už bendrą logiką lieka pakibusi.

Praktinis pavyzdys
Paslaugų pirkime iniciatorius nori kuo platesnės apimties, nes taip patogiau eksploatuoti. Teisininkas siekia maksimaliai detalių reikalavimų, kad sumažintų ginčų riziką. Pirkimų specialistas orientuojasi į terminus ir procedūros sklandumą. Kiekvienas sprendimas atskirai atrodo pagrįstas, tačiau niekas nežiūri į visumą. Galiausiai techninė specifikacija tampa kompromisų rinkiniu, kurio niekas iki galo nebegali paaiškinti.

Vėliau, kilus paklausimams ar ginčui, paaiškėja, kad nėra aiškaus atsakymo, kodėl pasirinkta būtent tokia struktūra ar tokie reikalavimai. Sprendimų savininko nebuvimas tampa pirkimo silpnąja vieta.

Sėkmingas startas dažniausiai prasideda tada, kai organizacija aiškiai apsibrėžia, kas šiame pirkime priima turinio sprendimus ir prisiima atsakomybę už jų pasekmes.

2. Atskiri norus nuo realių galimybių dar prieš pradedant pirkimą

Viešųjų pirkimų pradžioje labai dažnai susiduria lūkestis ir realybė. Norima aukštos kokybės, plataus funkcionalumo, greitų terminų ir mažos kainos. Tuo pat metu realūs apribojimai – biudžetas, vidiniai resursai, organizacijos gebėjimas administruoti sudėtingą sutartį – lieka nutylėti.

Praktinis pavyzdys
IT sprendimo pirkime suformuluojami labai aukšti techniniai reikalavimai ir sudėtingi kokybės kriterijai, tačiau sutarties vykdymą prižiūrės viena nedidelė komanda, neturinti specifinių techninių kompetencijų. Pirkimo metu tai neatrodo problema, bet sutarties vykdymo stadijoje paaiškėja, kad organizacija realiai nepajėgi patikrinti, ar pasiūlytas sprendimas atitinka visus reikalavimus. Tokiose situacijose problema nėra tiekėjo pasiūlymas. Problema yra tai, kad pradžioje nebuvo sąžiningai įvertinta, ką organizacija iš tikrųjų gali valdyti.

Sėkmingas startas reiškia ne lūkesčių mažinimą, o jų suderinimą su realiomis galimybėmis dar iki pirkimo paskelbimo.

3. Iš anksto apsibrėžti pirkimo ribas ir sąmoningai kai ko atsisakyti

Pradžioje dažniausiai kalbama apie tai, ką pirkimas apims. Retai kalbama apie tai, ko jis neapims. Tačiau būtent šis neapsibrėžimas vėliau tampa viena didžiausių problemų.

Praktinis pavyzdys
Statybos darbų pirkime pradžioje neapsisprendžiama, ar tam tikri papildomi darbai bus perkami atskirai, ar įtraukiami į pagrindinę apimtį. Procedūros eigoje, gavus tiekėjų klausimų, reikalavimai pradedami plėsti. Atsiranda papildomos pareigos rangovui, kurios nebuvo aiškiai suplanuotos, o vėliau tampa ginčų objektu.

Kiekvienas toks papildymas atrodo nedidelis, bet kartu jie pradeda keisti patį pirkimo pobūdį. Sėkmingas startas dažnai reiškia aiškų apsisprendimą: kas šiame pirkime bus daroma ir kas sąmoningai paliekama už jo ribų.

4. Neperkelti sprendimų į techninės specifikacijos ir dokumentų rengimo etapą

Labai dažna praktika – sprendimus atidėti dokumentų rengimui. Manoma, kad techninė specifikacija ar sutarties sąlygos viską sutvarkys. Tačiau dokumentai nėra neutralūs – jie materializuoja sprendimus, o ne juos sukuria.

Praktinis pavyzdys
Paslaugų pirkime iki galo neapsisprendžiama dėl paslaugos teikimo modelio. Techninėje specifikacijoje pradedami dėti papildomi reikalavimai, siekiant padengti visas galimas situacijas. Dokumentas tampa ilgas, sudėtingas ir sunkiai suprantamas, o tiekėjai pradeda teikti paklausimus dėl tarpusavyje nesuderinamų nuostatų. Tokiu atveju techninė specifikacija tampa ne sprendimo pagrindimu, o bandymu kompensuoti neapsisprendimą.

Sėkmingas startas reiškia, kad dokumentai fiksuoja sprendimus, o ne bandote juos sukurti pirkimo eigoje.

5. Apie pirkimą galvoti taip, kaip apie jį bus klausiama po metų

Viešasis pirkimas niekada nesibaigia paskelbus procedūrą. Jis bus vertinamas, tikrinamas, kartais ginčijamas. Ir beveik visada atsiras klausimas: kodėl buvo pasirinktas toks sprendimas.

Praktinis pavyzdys
Po metų atliekant pirkimo patikrą klausiama, kodėl buvo nustatyti būtent tokie kvalifikacijos reikalavimai ar vertinimo kriterijų svoriai. Dokumentuose aiškaus atsakymo nėra, nes sprendimas buvo priimtas iš praktikos ar taip darėme anksčiau. Argumentai bandomi suformuluoti po fakto, tačiau jie nebeatrodo įtikinami.

Sėkmingas startas dažnai reiškia, kad sprendimai, kuriuos priimate yra konkretūs ir aiškūs.

Viešojo pirkimo sėkmė labai retai priklauso nuo pačios procedūros. Ji beveik visada priklauso nuo to, kaip buvo pradėta. Kai pradžioje sprendimai priimami sąmoningai, pirkimas tampa valdomas. Kai sprendimai atidedami ar išskaidomi, net ir formaliai teisinga procedūra ima būti probematiška eigoje.